Politique de confidentialité

Podoscribe est un logiciel de bilan podologique destiné aux cabinets de pédicurie-podologie. Il traite des données de santé, catégorie particulière au sens de l'article 9 du RGPD. Cette page décrit ce qui est collecté, pourquoi, pendant combien de temps, et comment exercer ses droits.

1. Deux traitements distincts, deux responsables

La distinction qui suit commande tout le reste. Elle n'est pas une subtilité de rédaction : elle détermine à qui s'adresser pour exercer ses droits.

Les dossiers patients : le cabinet est responsable de traitement

Le praticien décide de la finalité et des moyens du suivi podologique de ses patients. Il est responsable de traitement. L'éditeur de Podoscribe n'agit que sur instruction du cabinet, en qualité de sous-traitant au sens de l'article 28 du RGPD, dans le cadre d'un contrat de sous-traitance conclu avec chaque cabinet. L'éditeur n'accède aux dossiers ni pour son propre compte, ni à des fins statistiques, commerciales ou d'entraînement de modèles, et ne les revend pas.

Les comptes praticiens : l'éditeur est responsable de traitement

Pour la gestion des comptes, de l'abonnement, de la facturation et du support, l'éditeur détermine lui-même les finalités et les moyens : il est responsable de ce traitement-là.

2. Données traitées

Données des praticiens et des cabinets

• Identité et exercice : nom, prénom, titre, numéro ADELI, adresse électronique
• Cabinet : dénomination, adresse, téléphone, courriel, SIRET
• Compte : empreinte du mot de passe, rôle, rattachements et leurs dates
• Facturation : coordonnées, nombre de sièges, historique des règlements
• Journal technique : horodatage des connexions et adresse IP, à des fins de sécurité

Données des patients, saisies par le praticien

• Identité : nom, prénom, date de naissance, coordonnées, médecin traitant
• Données de santé : motif de consultation, antécédents, examen clinique, bilans, schémas annotés, conclusions, préconisations et comptes rendus

Aucune donnée n'est collectée à l'insu du praticien : le contenu des dossiers est exactement ce qu'il a saisi. Le service ne recourt à aucun traceur publicitaire, ni à aucun outil de mesure d'audience tiers.

3. Finalités et bases légales

Fourniture du service

Exécution du contrat d'abonnement (article 6.1.b du RGPD)

Suivi podologique du patient

Médecine préventive, diagnostic et soins, par un professionnel soumis au secret professionnel (articles 9.2.h et 9.3 du RGPD)

Journalisation des accès

Obligation légale de traçabilité des accès aux données de santé (article 6.1.c) et intérêt légitime à la sécurité du service

Facturation et comptabilité

Obligation légale (article 6.1.c)

Support et amélioration du service

Intérêt légitime de l'éditeur (article 6.1.f)

4. Destinataires

Les dossiers d'un cabinet ne sont accessibles qu'aux praticiens que ce cabinet a rattachés, pendant la durée de leur rattachement. Le cloisonnement est appliqué à chaque requête : un identifiant appartenant à un autre cabinet ne renvoie aucune information, pas même l'existence du dossier.

Les sous-traitants ultérieurs auxquels l'éditeur recourt sont :

• à compléter , hébergement certifié HDS, en France

Toute adjonction ou remplacement de sous-traitant est porté à la connaissance des cabinets clients, qui peuvent s'y opposer dans les conditions prévues au contrat de sous-traitance. Aucune donnée n'est transférée hors de l'Union européenne.

Le compte rendu de bilan peut être transmis au médecin traitant : cette transmission est le fait du praticien, avec l'accord du patient, et relève du partage d'informations entre professionnels de santé.

5. Durées de conservation

Dossier patient

20 ans à compter de la dernière consultation (article R.1112-7 du Code de la santé publique)

Journal des accès

12 mois, conformément à la recommandation de la CNIL pour les données de santé

Compte praticien

durée de l'abonnement, puis 3 ans à des fins de preuve

Pièces de facturation

10 ans, obligation comptable (article L.123-22 du Code de commerce)

Le praticien peut à tout moment effacer définitivement un dossier depuis la fiche patient. L'effacement est immédiat et irréversible ; seule la trace de l'opération subsiste au journal, sans le contenu du dossier.

6. Sécurité

Les mesures suivantes sont mises en œuvre dans le logiciel lui-même, et non ajoutées autour de lui :

• Chiffrement au repos : l'identité des patients et le contenu des bilans sont chiffrés en AES-256-GCM avant écriture en base, avec des clés dérivées par usage
• Recherche sans exposition : la recherche s'appuie sur des index aveugles, qui ne révèlent pas la donnée d'origine
• Cloisonnement : chaque requête est filtrée sur le cabinet de la session
• Authentification : mot de passe haché (bcrypt), session signée en cookie httpOnly, chiffrement des échanges en TLS
• Révocation immédiate : un changement de mot de passe ou la fin d'un rattachement invalide les sessions ouvertes
• Traçabilité : consultation, création, modification, finalisation, impression, export et suppression sont journalisés avec l'auteur, l'horodatage et l'adresse IP
• Sauvegardes quotidiennes, conservées chez l'hébergeur certifié HDS

7. Vos droits

Vous êtes patient

Vos droits d'accès, de rectification, d'effacement, de limitation, d' opposition et de portabilité (articles 15 à 21 du RGPD) s'exercent auprès de votre pédicure-podologue, responsable de votre dossier. L'éditeur, simple sous-traitant, n'est pas habilité à répondre directement à une demande portant sur un dossier et transmettra toute sollicitation au cabinet concerné.

Le logiciel permet à votre praticien de vous remettre en quelques instants un export lisible de l'intégralité de votre dossier, ou de l'effacer définitivement.

Le droit à l'effacement connaît des limites : certaines informations doivent être conservées pendant la durée légale de conservation du dossier médical, notamment pour garantir la continuité des soins.

Vous êtes praticien

Vos droits sur les données de votre compte s'exercent auprès de l'éditeur, à l'adresse contact@podoscribe.fr. Une réponse vous sera apportée dans un délai d'un mois.

8. Délégué à la protection des données

Nom

Maxime Trabattoni

Courriel

contact@podoscribe.fr

Adresse postale

62 rue Adrien Lagourgue, 97424 Saint-Leu, La Réunion

9. Réclamation

Toute personne estimant que ses droits ne sont pas respectés peut introduire une réclamation auprès de la Commission nationale de l'informatique et des libertés, 3 place de Fontenoy, TSA 80715, 75334 Paris Cedex 07, ou depuis cnil.fr.

10. Violation de données

En cas de violation de données à caractère personnel, l'éditeur en informe sans délai injustifié les cabinets concernés, afin de leur permettre de procéder à la notification à la CNIL dans les 72 heures et, le cas échéant, d'informer les personnes concernées.

11. Modification de la présente politique

Toute modification substantielle est portée à la connaissance des cabinets clients avant son entrée en vigueur. Les conditions d'utilisation du service figurent dans les conditions générales, et les informations relatives à l'éditeur dans les mentions légales.